Tässä osiossa haastateltavat kertovat, miten tieto kulkee hankkeissa tietoa tarvitseville esi-merkiksi suunnittelukokouksista tai sidosryhmiltä. He myös tunnistavat joitakin hyviä ja huonoja tiedonkulun käytäntöjä.
Tiedonkulun kannalta tärkeässä roolissa ovat kokoukset. Monet haastateltavat toteavat, että aikataulua käydään läpi – ja voitaisiin käydä enemmänkin – suunnittelukokouksissa. Projek-tin aloituskokouksessa käydään läpi hankkeen aikataulu: mitä hanke sisältää ja miten se etenee. Erityisesti konsultin sisäiset kokoukset koetaan tärkeäksi, jotta aikataulun tilanne-kuvaa ja suunnittelun tarpeita voidaan käydä yhdessä konsultin projektiryhmän kanssa läpi.
Konsultin ja tilaajan välisissä suunnittelukokouksissa konsultti tuo esiin suunnittelun edis-tymistä ja aikataulua tilaajalle. Näissä kokouksissa konsultin on mahdollista tuoda esille, että tilaajalta tarvitaan jokin suunnittelua koskeva päätös, jonka jälkeen suunnittelua voidaan taas edistää.
Rajatumpien tekniikkalajien yhteensovituskokoukset koetaan myös tärkeinä. Niissä voi-daan käsitellä kahden tai muutaman tekniikkalajin asioita ilman, että viedään koko projekti-ryhmän yhteistä kokousaikaa. Tekniikkalajien yhteensovituskokouksia voidaan järjestää si-säisesti tai kutsua mukaan sekä konsultin että tilaajan tekniikkalajien suunnittelijat ja asian-tuntijat.
KS/RS-hankkeissa ei yleensä ole järjestetty erillisiä aikataulutuskokouksia. Jotkin haasta-teltavat kuitenkin toteavat, että aikataulutuskokoukset voisivat olla hyvä lisä hankkeen alku-vaiheeseen, jolloin tilaaja, konsultin projektipäällikkö ja molempien tekniikkavastaavat ja asiantuntijat voivat vaikuttaa aikatauluun ja siten myös sitoutua siihen paremmin.
Monet haastateltavat toteavat, että kokouksista laadittavat muistiot ovat tärkeä keino välittää tietoa tiivistetyssä muodossa eteenpäin niille, jotka eivät päässeet kokoukseen paikalle.
Eräs tilaaja toteaa, että yleisesti projekteissa välillä tieto kulkee hyvin ja välillä ei oikein kulje. Tilaaja korostaa jokaisen projektissa toimivan omaa vastuuta tiedon saamisessa. Hä-nen mukaansa, jos ei osallistu kokouksiin, kaikki tieto ei välttämättä välity, varsinkaan jos jättää kokouksen pöytäkirjan lukematta. Kaikkia kokouksissa käsiteltyjä asioita ei myöskään välttämättä tule kirjattua pöytäkirjaan. Tilaaja toteaa, että välillä sellaista tapahtuu, että tieto
jää jonnekin paikalleen eikä välity oikealle henkilölle ja siitä saattaa tulla harmia jatkoa aja-tellen.
Konsultin yksittäiselle suunnittelijalle aikataulu voi olla epäselvä. Hän ei välttämättä tiedä, milloin suunnitelmien tulisi olla valmiina. Tämä johtuu suunnittelijan mukaan siitä, ettei ai-kataulua yleensä pidetä selkeästi esillä, siitä ei usein viestitä suunnittelijoille eikä sitä löydy helposti projektimateriaaleista. Ajankohtaisen suunnitteluaikataulun selvittäminen vaatii siis hänen mukaansa suunnittelijalta usein paljon omaa aktiivisuutta.
”Ja sitten on ehkä muutaman kerran saattanut tulla yllätyksenä, että ahaa, nämä [suunnitelmat] piti olla nyt jo valmiina, että ei kukaan viitsinyt sitten aikataulua kertoa. Että joskus se oikeasti jää niin omalle vastuulle, että pitäisi selvittää, että mikä se aikataulu on eikä sitä ole välttämättä kirjattu minnekään selkeästi, että sen löytäisi jostain helposti.”
-Konsultti
Haastateltavat kokivat aikataulussa pysymisessä tärkeäksi sen, että tiedonkulun vastuut on määritelty hankkeessa. Yleensä konsultin projektipäällikkö on vastuussa tiedonkulusta ti-laajan suuntaan sekä kolmansille osapuolille. Tiedonkulun avoimuus ja kohdistaminen oikealta henkilöltä toiselle ovat kuitenkin myös tärkeitä. Kuten eräs haastateltava toteaa, tar-kasti määritetyssä, substanssiosaamista vaativassa haasteessa on kätevämpää, jos konsultin tietyn tekniikkalajin suunnittelija on suoraan yhteydessä tilaajan saman tekniikkalajin asian-tuntijaan. Tämä säästää aikaa ja pienentää virheiden riskiä, kun projektipäällikön ei tarvitse toimia viestinviejänä sellaisessa substanssiasiassa, josta hänellä ei välttämättä ole tarvittavan syvällistä osaamista.
”[K]aiken kaikkiaan niin se, että tiedonkulku olisi mahdollisimman avointa ja että se henkilö, jolla on se tieto, niin voi suoraan lähestyä sitä henkilöä, jolla on se tiedontarve, niin on kaikkein paras. Siitä jäisi turha byrokratia, joka usein muo-dostuu pullonkauloiksi tiedonkulussa.”
-Konsultti
Suuremmissa hankkeissa projektikoordinaattori tai -sihteeri helpottaa projektipäällikön työmäärää tiedonkulussa ja selkeyttää vastuunjakoa, monet haastateltavat toteavat. Vastuu tiedonkulusta kuuluu myös jokaiselle suunnittelijalle itselleen. Haastateltavat toteavat, että suunnittelijan on tärkeää jakaa tietoa silloin, kun hän saa jonkin työvaiheen valmiiksi. Tämä voi olla merkki muiden tekniikkalajien suunnittelijoille, että heidän tarvitsemansa lähtötieto on nyt valmis ja heidän suunnittelunsa voi alkaa.
Monet haastateltavat korostavat henkilökohtaisia ominaisuuksia, jotka vaikuttavat heidän mielestään tiedonkulun laatuun. Monet ovat sitä mieltä, että projektissa jokaisen tulee olla aktiivinen viestiessään suunnittelun ja aikataulun tilanteesta. Henkilökohtaisten suhteiden ja aiemman yhteistyön koko projektiryhmän sisällä tilaajasta konsulttiin koetaan edistävän luontevaa tiedonkulkua. Tällöin osapuolet tietävät toistensa toimintatavat ja odotukset lop-putuloksesta.
Haastateltavat korostavat, että konsultin projektipäällikön rooli ja ominaisuudet ovat kes-keisiä tiedonkulussa. Projektipäällikön ihmistuntemus koetaan tärkeäksi, sillä projektien johtaminen on paljolti ihmisten johtamista. Projektipäällikkö huolehtii, että projektiryhmä tietää, mitä heidän pitää tehdä, pitää yllä jatkuvaa keskustelua ja keskinäistä luottamusta sekä
kannustaa suunnittelijoita eteenpäin, ettei suunnitelma ns. jää kenenkään pöydälle makaa-maan.
”Projektipäällikkö on vähän tällainen huolehtija, vähän kuin vanhempi.”
-Konsultti
Tiedonkulun liiallinen hajaantuminen monelle eri kanavalle koetaan negatiivisena. Eri ka-navista haastateltavat mainitsevat esimerkiksi sähköpostin, puhelimen, Teamsin, Skypen, kokoukset ja muistiot. He kokevat, että on tärkeää tunnistaa, mitä etuja eri tiedonkulun ka-navista on. Juokseville asioille hyvä kanava on puhelin tai pikaviestisovellus, kun taas tär-keät kirjallista päätöstä vaativat asiat vaativat kanavakseen sähköpostin tai kokouksen muis-tioineen.
Monet konsultin haastateltavat mainitsevat, että sisäisessä viestinnässä voisi neuvotella pa-remmin eri kanavien käyttötarkoituksen. Projektityössä tarvittavalle jalostetulle tiedolle on parempi olla oma kanava kuin muulle viestinnälle.
”Näitä kaikennäköisiä tiedonvälityskanavia on enemmän kuin tarpeeksi. […] Vä-lillä tuntuu, että liika on liikaa. Meilläkin täällä talon sisällä on kaikennäköisiä viestintäkanavia. Jos kaikkea seuraa aktiivisesti, niin eihän täällä töitä ehdi te-kemäänkään.”
-Konsultti
Nihdin tapaustutkimuksessa sekä tilaajan että konsultin haastateltavat pitävät kokouksia tärkeimpänä tiedonkulun kanavana. Molemmat pitävät yhteisten suunnittelukokousten li-säksi myös sisäisiä kokouksia. Näiden lili-säksi Nihdin projektissa pidetään yhteensovitusko-kouksia raitiotieallianssien kanssa sekä johtosiirtokoyhteensovitusko-kouksia YKT-osapuolten kanssa. Kun-kin kokouksen jälkeen kokousmuistiot kiertävät ennalta sovitun jakelulistan mukaan oikeille henkilöille.
Konsultin projektipäällikkö kokee, että Nihdin katu- ja rakennussuunnittelussa tilaajan ja konsultin välinen tiedonkulku toimii hyvin. Hän lisää, että toisaalta kahden raitiotieallianssin ja tilaajan välillä tieto ei hänen näkemyksensä mukaan välttämättä kulje, mikä vaikuttaa vä-lillisesti myös Nihdin suunnitteluaikatauluun.
Tilaajan projektinjohtaja kiittää, että konsultti on organisoinut hyvin yhteensovituskokouk-sia sekä allianssien että YKT-osapuolten kanssa. Projektinjohtaja ylipäätään kokee, että ko-kouksia on pidetty hyvin myös tilaajan ja konsultin joka kuukautisissa kokouksissa sekä pie-nemmissä tekniikkalajien kokouksissa. Hän kokee, että tiedonkulku ja yhteensovitus on kon-sultilla hyvin hallussa ja kiittelee erityisesti eri tekniikkalajien sisäisten kokousten järjestä-mistä. Eräs toinenkin tilaaja toteaa, että hänen tietääkseen Nihdin hankkeessa ei ole jäänyt saamatta suunnittelun kannalta tärkeää tietoa.
Tilaajan ja konsultin väliset suunnittelukokoukset ovat tärkeässä roolissa, että kaikki projek-tiin osallistuvat saavat ajantasaisen tilannekatsauksen. Suunnittelukokouksessa myös kes-kustellaan projektin asioista tekniikkalajikohtaisesti sekä pohditaan eri suunnittelualojen yh-teensovitustarpeita. Tilaajan tekniikkalajikohtaiset asiantuntijat pitävät näitä kokouksia tär-keänä paikkana, jossa otetaan kantaa ja kommentoidaan ajankohtaisia suunnitteluasioita.
Tärkeiksi koetaan myös pienemmät kokoukset tekniikka-alojen keskistä yhteensovitusta varten. Lisäksi tilaajan ja konsultin saman tekniikkalajin edustajat käyvät keskenään läpi pienemmissä palavereissa oman alansa suunnitelmia ja ratkaisuja.
Konsultit pitävät sisäisiä kokouksia jopa tärkeimpinä tiedonkulun kannalta. Eräs konsultti toteaa, että sisäisessä kokouksessa on tärkeää käydä läpi ajankohtainen tilannekatsaus, aika-taulutus ja yhteensovitus.
”Ja mä pidän niitä sisäisiä palavereita tosi tärkeinä. […] No kaikki tämä infor-maatio ja aikataulutus ja yhteensovitus, niin siellä niitä pitää käydä läpi.”
-Konsultti
Pääkonsultin sisäisten kokousten ja ulkoisten suunnittelu- ja yhteensovituskokousten kuu-kausittainen määrä kasvaa hankkeen alusta haastattelujen pääasialliseen ajankohtaan eli vuo-den 2020 syyskuuhun saakka (ks. kuva 13). Tilaajan kanssa järjestetään suunnittelukokous kerran kuukaudessa, lukuun ottamatta alun tarjousvaihetta sekä kesä- ja joululomia. Hank-keen edetessä aluksi kasvavat pienempien sisäisten ja ulkoisten tekniikka- ja yhteensovitus-kokousten määrä ja myöhemmin myös sisäisten koko projektihenkilöstön kattavien kokous-ten määrä. Tästä voidaan päätellä muun aineiston tukemana, että suunnittelun yhteensovit-tamisen tarve sisäisesti ja ulkoisesti kasvaa hankkeen edetessä, ja tähän tarpeeseen vastataan järjestämällä asianmukaisia kokouksia.
Kuva 13. Nihdin kokousaikataulu konsultin näkökulmasta. Kuvassa on eritelty konsultin si-säiset kokoukset ja ulkoiset kokoukset tilaajan ja muiden osapuolten kanssa. Suunnitteluko-koukset kokoavat yhteen laajemman joukon projektiin osallistuvia.
0 1 2 3 4 5 6
Konsultin kokousaikataulu
Konsultin sisäiset suunnittelukokoukset
Konsultin sisäiset tekniikka- ja yhteensovituskokoukset Ulkoiset suunnittelukokoukset
Ulkoiset tekniikka- ja yhteensovituskokoukset
Konsultit pitävät tiedonkulun kannalta tärkeinä myös kokousten muistioita, joihin on kirjattu kokouksissa käsiteltävät asiat. Niihin kuuluvat mm. edellisessä kokouksessa sovittujen jat-kotoimenpiteiden tilannekatsaus, kokousten väliset tapahtumat, mittaukset ja tutkimukset, suunnitteluaikataulu, kustannukset, tarvittava ja saatu lähtöaineisto, ajankohtaiset suunnitte-luasiat tekniikkalajeittain, kokouksessa sovitut jatkotoimenpiteet ja mahdolliset muut asiat.
”No totta kai kaikki muistiot. Että vaikka ei itse ole mukana, niin ehkä ei ole ollut, niin sieltähän näkyy hyvin. Ja ne on nyt tosi hyviä ollut aina ne tehtävälistat, mitkä siihen muistion loppuun kootaan, niin sieltä on hyvä katsoa sitten, mitä tarvitaan.”
-Konsultti
Konsultit pitävät erityisesti Nihdin kokousten pöytäkirjojen loppuun kirjoitettuja tehtävä-listoja hyvinä, sillä niistä selviää, mitä asiaa suunnittelussa pitää edistää, mihin mennessä ja kenen vastuulla asia on. Eräs konsultti ideoi, että tällainen tehtävälista olisi vielä parempi, jos sitä ylläpidettäisiin projektin sähköisessä projektityötilassa, jolloin kaikki pääsisivät sii-hen käsiksi helposti.
Eräs konsultti toteaa, että Nihdin projektissa tiedonkulussa ei ole ollut mitään huonoa. Hän toteaa, että oma aktiivisuus vaikuttaa paljon siihen, miten tiedonkulku toimii. Jos hän ei koe saavansa riittävästi tietoa jostakin, niin sitten hän kysyy asiasta itse. Hänen mukaansa teko-syynä ei voi käyttää sitä, ettei ole saanut jotain tietoa, vaan sitä täytyy itse myös kysyä. Myös toinen konsultti on sitä mieltä, että oma aktiivisuus tiedon pyytämisessä on hyvä asia. Hän jatkaa, että myös kokemus vaikuttaa siihen, että osaa vaatia ja kysyä koko ajan enemmän oikeita asioita. Koska Nihti on hänen viimeisin projektinsa, tämä projekti on hänen mieles-tään mennyt tähän mennessä kaikista parhaiten.
”Mun mielestä tässä [Nihdin projektin tiedonkulussa] ei nyt ole mitään huonoa ollut ja mä olen saanut riittävästi tietoa ja jos en saa, niin sitten mä kysyn itse.
Että se oma aktiivisuushan on aina kanssa oleellinen. […] [E]ttä ei mene sen taakse, että en ole saanut jotain tietoa, vaan jos tuntuu, että jotain ei tiedä, niin sitä pitää vain ruveta kysymään. Että se on ihan, ei voi olettaa, että kaikki tieto muistetaan sinulle tuoda, vaan pitää olla itse aktiivinen.”
-Konsultti
Myös kolmas konsultti on samoilla linjoilla, että Nihdin tiedonkulku on hänen mielestään toiminut hyvin ja tietoa on jaettu hänen mielestään keskimääräistä paremmin. Hän pohtii myös onko itse muistanut jakaa tietoa ja toteaa, että toivon mukaan ihan riittävässä määrin.
Hänen mielestään jokaisella hankkeessa on vastuu sekä jakaa että kysyä tietoa aktiivisesti, ja varsinkin projektipäällikön ja projektikoordinaattorin roolit tiedonkulussa korostuvat. Hän korostaa, että merkitystä on sillä, minkä tyyppinen henkilö on näissä tiedonkulun kannalta keskeisissä rooleissa. Hän näkee henkilökohtaisena ominaisuutena sen, että joillakin vain on yleisen tiedon jakaminen paremmin hallussa ja ohjat käsissä. Hän näkee, että näissä rooleissa on tärkeää myös muistuttaa muita jakamaan tietoa.
”Mutta musta Nihdissä on tietoa jaettu keskimääräistä paremmin. Mutta sitten tiedonkulku, niin tavallaan kaikki, jotka siinä hankkeessa on, vaikuttaa siihen.
Toki sitten projektipäällikkö ja tai projektikoordinaattori/-sihteeri, että niillä on tosi iso merkitys. […] Että tavallaan sillä on merkitystä minkä tyyppinen henkilö siinä tehtävässä on. Toki kaikki yrittää parhaansa, mutta sitten joillain on vain
paremmin hallussa se yleisen tiedon jakaminen ja sitten se, että pysyy, taval-laan jollain täytyy olla ne ohjat käsissä.”
-Konsultti
Eräs konsultti erittelee tarkemmin, mitä Nihdin onnistuneeseen tiedonkulkuun hänen mie-lestään kuuluu. Hän mainitsee, että hänellä on yleinen tunne, että hänellä on ollut tietty tieto silloin, kun hän on sitä tarvinnut. Tiedonkulkuun on kuulunut keskinäisten yhteyksien yllä-pitämistä olemalla paljon tekemisissä ja korona-aikana laittamalla paljon sähköposteja, vaikka kasvokkain ei voikaan nähdä. Lisäksi hän mainitsee, että kokouksissa on tärkeää, että kaikilla on mahdollisuus kysyä jotakin tietoa matalalla kynnyksellä. Matalan kynnyksen tunne tulee siitä, että tiedon saa heti, kun sitä kysyy, tai että aina yhdessä löytyy jokin rat-kaisu, miten tieto saadaan, vaikka sitä ei tällä hetkellä vielä olisikaan.
Eräs konsultti muistaa aikataulun osalta yhden hetken, jolloin suunnitteluaikataulu oli hänen mielestään epäselvä Nihdin eteläosan suunnittelun suhteen. Eteläosan suunnitteluaikataulun tavoitetta oli aikaistettu, mutta tähän tavoitteeseen ei oltu ehditty. Tällöin konsultille jäi hä-märäksi se, mikä uusi aikataulutavoite on nyt, kun sovittuun päivään ei oltu ehditty. Hän kuvailee, että siinä tuntui olevan aikataulun päivityksen paikka ja useista kyselyistä huoli-matta vastaus aikatauluun ei selvinnyt. Hänen mukaansa tämä oli kenties ainoa hetki, kun tieto ei ole kulkenut hyvin.
Toinenkin konsultti toteaa, että kaikilla projektin jäsenillä on vastuu myös aktiivisesti viedä tietoa eteenpäin. Esimerkkinä tiedonkulun katkosta Nihdissä hän mainitsee, että katusuun-nittelija oli muuttanut erään kadun mittalinjaa, mutta ei ollut välittänyt tästä tietoa eteenpäin, jolloin muiden tekniikkalajien suunnittelijat eivät voineet tietää muutoksesta. Tämä tiedon-kulun katko kävi ilmi vasta silloin, kun toisen tekniikkalajin suunnittelija toimitti kadun van-han mittalinjan mukaisia suunnitelmia takaisin katusuunnittelijalle.
”Mutta tietysti joissain suunnitteluratkaisuissa, että jos niitä muutetaan, niin sil-loin kyllä pitäisi sen esimerkiksi katusuunnittelijan infota, että nyt tämä on muu-tettu. Esimerkiksi meillä kävi tässä Nihdissä, että Sompasaarenlaiturin mittalin-jan paikkaa oli muutettu eikä sitä huomattu ennen kuin meiltä lähti sitten taas kuvia katupuolelle. Niin se tilanne ei ole kovin hyvä, että on asia mitä sä et pysty kysymään, kun et tiedä, että sitä on muutettu.”
-Konsultti
Henkilökohtaiset suhteet vaikuttavat tiedonkulkuun ja yhdessä työskentelyyn suunnitte-lussa. Kuten eräs tilaaja toteaa Nihdin katu- ja rakennussuunnittelun, Kruunusillat-allianssin ja Kalasatamasta Pasilaan -allianssin yhteensovittamisesta, että suunnittelun eri osapuoliin tutustumisessa menee aikaa. Myös eräs konsultin edustaja mainitsee sen, että hän ei tunne Kalasatamasta Pasilaan -raitiotieallianssista montaa henkilöä entuudestaan, mikä vaikuttaa tiedonkulkuun.
”Ja sitten tosissaan se, että siellä on aika monta suunnittelutoimistoakin mietti-mässä niitä asioita, niin ihan vain siihen kaikkeen tällaiseen, että oppii edes tuntemaan, kuka tekee suunnitelmia, niin siihen vaatii aikaa.”
-Tilaaja
Pitkäaikaiset henkilökohtaiset suhteet vaikuttavat helpottavan tiedonkulkua ja yhdessä työs-kentelyä. Nihdin hankkeessa eräs tilaaja toteaa, että tiedonkulku on parantunut aiemmista
hankkeista, kun ajan myötä on tutustunut suunnittelijoihin ja heidän työtapoihinsa. Kun sa-mat henkilöt ovat jo monta kertaa tehneet töitä yhdessä, oikeat yhteyshenkilöt alkavat löytyä nopeammin. Kuitenkin, kun tiedonkulku keskittyy kokouksiin ja pöytäkirjojen ja muiden aineiston jakeluun sähköpostitse, välillä saattaa tulla tiedonkulun katkoja ja unohduksia.
Eräs tilaaja kertoo Nihdin projektista esimerkin, jossa hänet on unohdettu sähköpostijake-lusta. Toisessa esimerkissä hän kertoo, että aloitusurakan suhteen hän on saanut tiedonmu-ruja eri henkilöiltä puhutuista asioista ja urakkarajan sijainnista kartalla, ja hän on itse yh-distellyt näitä tiedonmuruja. Tämä vaatii hänen mukaansa myötämielisyyttä moneen suun-taan. Hän näkee tällaisissa tiedonkulun unohduksissa ja katkoissa taustalla sen, että suunnit-telutyötä tehdään kovalla vauhdilla ja kiireessä tapahtuu unohduksia esimerkiksi sähköpos-tin jakelulistoissa, mitä sitten paikkaillaan jälkikäteen.
”Se [tiedonkulku] on parantunut. Kyllä tässä näin pikku hiljaa aletaan löytää to-sissaan nämä meidän yhteyshenkilöt, kun ollaan niin monta kertaa tehty jo töitä yhdessä. Mutta kyllä siellä tulee ylläreitä, että hei, tässä oli tämä paketti, me unohdettiin sut jakelusta. Niin varsinkin just nyt esimerkiksi Merihaansilta ja Nih-din esirakennusurakka, niin se, että mitä kuka on puhunut missä, että miten ja mihin kohtaa karttaa piirretään urakkaraja, niin kyllä siinä saa olla kovasti myö-tämielinen moneen suuntaan, että okei selvä, nyt tuli tällainen pieni tiedonmuru ja tuolta tuollainen tiedonmuru, niin yhdistellä niitä sitten. […] Se on se vauhti.
Se on niin kova vauhti välillä päällä, että sitten jää vain välistä. Eihän meillä ole mitään sellaista selkeätä esimerkiksi sähköpostia määritetty, että kenelle kai-kille tästä asiasta pitää tosiaan jakaa, niin sitten vauhdissa tulee välillä pieniä lapsuksia esimerkiksi jakelulistoihin. Niitä sitten paikkaillaan.”
-Tilaaja
Tiedonkulkua vaikuttaa helpottavan myös samaan organisaatioon kuuluminen. Sama suun-nittelukonsulttiyritys, joka suunnittelee Nihdin katu- ja rakennussuunnittelua, on mukana myös Kruunusillat-allianssissa. Tilaajan mielestä tästä on etua, sillä se madaltaa kynnystä välittää tietoa osapuolten välillä. Hän epäilee, että jos kyseessä olisi kaksi erillistä konsultti-toimistoa, niin tiedonkulussa menee enemmän aikaa mm. toiselta osapuolelta tulevien säh-köpostien tulkitsemiseen, mitä toinen osapuoli haluaa viestillään saavuttaa.
Hitaassa tiedonkulussa voi olla kysymys myös yksittäisen suunnittelijan perfektionismista.
Tilaaja arvelee, että tiedonkulussa Nihdin KS/RS-hankkeen ja kahden raitiotieallianssin kes-ken on mukana myös yksittäisen suunnittelijan haluttomuutta antaa keskes-keneräistä suunnitel-maa lähtötiedoksi toiselle suunnittelijalle, vaikka luonnosvaiheessa oleva suunnitelma ajaisi hyvin asiansa. Tilaaja uskoo, että suunnittelija haluaa tuottaa valmista ennen kuin se anne-taan muille nähtäväksi. Hän uskoo, että suunnittelijat voivat olla itsekriittisiä keskeneräisiä suunnitelmia kohtaan ja haluavat miettiä ne loppuun asti ennen kuin antavat niitä muille nähtäväksi. Karkeilla luonnoksillakin pääsee tilaajan mukaan todella hyvään yhteistyöhön ja saa suunnittelussa valtavia harppauksia aikaiseksi.
Eri hankkeiden välinen kilpailuasetelma voi haitata tiedonkulkua. Eräs konsultin edustaja toteaa, että Nihdissä raitiotieallianssien välillä voi olla pientä kilpailuasetelmaa, minkä takia tieto ei kulje niiden välillä niin hyvin kuin pitäisi. Hän kuvailee, kuinka allianssien suunnit-telu on vielä alkuvaiheessa eikä kaikki ole vielä asettunut kohdilleen, mutta uskoo, että nämä saavat kyllä rivinsä kuntoon.
Tiedonkulun kanavat ovat olleet Nihdin projektissa varsin perinteiset. Muutamat konsultin edustajat toteavat, että tiedonkulun kanavat ovat olleet Nihdin projektissa varsin perinteiset, eli kokouspöytäkirjat ja sähköposti. Toinen lisää, että korona-aikana kokoukset on tosin hoi-dettu Teamsin avulla etäyhteydellä, kun tavallisesti kokoustaminen olisi tapahtunut kasvok-kain.
”Eipä tässä, tässä sikäli tiedonkulku on mennyt ihan perinteisesti, että tässä ei ole mitään uutta sille saralle keksitty. Se on kokouspöytäkirjat ja sähköposti. Ja nyt korona-aikana tietysti korostunut tämä, että kaikki Teamsilla hoidetaan etänä, jotta naamakkain ei olla oltu.”
-Konsultti
Nihti on tiedonkulun suhteen vaativampi kuin muut KS/RS-projektit, sillä projektissa on mukana enemmän osapuolia. Tilaajan edustaja toteaa, että Nihti on tiedonkulun suhteen paljon hankalampi kuin muut vastaavat KS-/RS-projektit, sillä Nihdin hankkeessa on niin monta osapuolta. Tilaajan näkemys siitä, miten tiedonkulkua voisi Nihdissä parantaa, on matalan kynnyksen tiedottamisen helpottaminen esimerkiksi sähköisiä projekti- ja keskus-telualustoja, kuten Teamsia, hyödyntäen. Näiden etuna olisi se, että sähköiselle alustalle ker-tyvää tietoa voisi tutkailla kätevämmin omalla ajalla, yhteisten kokouksien sijaan. Osapuol-ten moninaisuus on tosin haaste siinä, kun pitäisi päättää, keitä kaikkia kokouksiin kutsutaan, ja rajata osallistujat oikein, tilaaja toteaa. Myös eräs konsultti mainitsee, että Teams voisi olla potentiaalinen uusi alusta projektin sisäiselle tiedonkululle. Konsultti ei muista onko projektissa ollut käytössä Teams-kanavaa, joten hän ei usko, että sitä on juurikaan seurattu, jos sellainen onkin. Todellisuudessa projektilla on oma Teams-kanava, joten haastateltavan unohdus kertoo siitä, että sitä ei koeta tärkeänä tiedonkulun kanavana. Teams on hänen mu-kaansa vielä uusi työkalu, joten siinä kestää aikansa, että sitä opitaan käyttämään projektin sisäisenä tiedotuskanavana.