Asiakasarvoanalyysin konkreettiset työkalut jakautuvat kahteen päätyökaluun, pikakartoitukseen ja varsinaiseen asiakasarvoanalyysiin. Työn liitteenä 1 olevasta pikakartoitustyökalusta on nähtävissä, että se koostuu vain muutamasta arvioitavasta kohteesta, joiden laatuun on pyritty panostamaan. Toisin sanoen keskeiset tiedot potentiaalisen asiakkaan toiminnasta pyritään keräämään pienellä määrällä kysymyksiä, joka asettaa vaatimuksensa kysymysten asettelulle. Kartoituskohteet on jaoteltu turvallisuus &
määräystenmukaisuus-, prosessikustannukset- ja resurssit –osioihin, ja kysymykset on määritelty siten, että niiden avulla pystytään tunnistamaan potentiaalisen asiakkaan nykytila ja heidän asettama tärkeys kustakin arvioitavasta kohteesta. Näin pikakartoituksen lopputuloksena saadaan gap –analyysi, jonka perusteella tiedetään:
a) karkealla tasolla todennäköisyys, pystytäänkö Agilon® –palvelulla tarjoamaan
potentiaaliselle asiakkaalle riittävästi nettoasiakasarvoa, eli kannattaako myyntiprosessia jatkaa potentiaalisen asiakkaan kanssa ja tarjota tarkempaa asiakasarvon analysointia b) painottaa potentiaaliselle asiakkaalle tärkeitä kehityskohteita.
Alkutapaamisen yhteydessä tehdyn pikakartoituksen tuloksilla pyritään luomaan asiakkaalle motivoiva sanoma tarjotun palvelun potentiaalisesta kannattavuudesta, ja saamaan asiakas haluamaan jatkaa myyntiprosessia Konecranesin kanssa.
Varsinainen asiakasarvoanalyysityökalu on tämän työn liitteenä 2, jossa olevat laskentatiedot, kustannukset ja yhteenvedon asiakkaan saama nettoasiakasarvo ovat kuvitteellisia.
Asiakasarvoanalyysityökalun ytimenä on saada riittävän tarkka kuva asiakkaan nykyisestä toiminnan tasosta ja kustannustasosta, Agilonin käytön tarjoamista hyödyistä ja näiden kahden tiedon, sekä Agilonin käytöstä koituvien kustannuksien pohjalta laskea asiakkaan nettona saama asiakasarvo. Tämä on kiteytetty työkalun yhteenvedossa, joka on nähtävissä liitteen 2 ensimmäisellä sivulla. Työkalun perusajatuksena on kartoittaa nykyiset prosessit, sisältäen työvaihekohtaiset resurssit, ajankäyttö ja kustannukset, sekä analysoida Agilonin käytöllä aikaansaatavat vaikutukset kunkin osalta. Lisäksi olennaisena osana kartoitusta on myös kuhunkin prosessiin liittyvät mahdolliset poikkeustilanteet ja ongelmat, joista kerätään myös niiden tapahtumatiheys ja kustannukset. Työkalun alkuun kerätään asiakkaan perustiedot, sisältäen yrityksen nimen ja pääyhteyshenkilön tietojen lisäksi henkilöstön määrän ja keskimääräiset tuntipalkat jaottelulla toimihenkilöt, logistiikkatyöntekijät ja tuotantotyöntekijät. Lisäksi perustiedot sisältävät henkilöstön sivukuluprosentin, sairaspäivän keskimääräisen kustannuksen sekä vastaanotettavien toimituksien, toimitusrivien ja keräilyrivien määrät vuositasolla. Asiakkaan perustietoja hyödynnetään kustannuslaskennassa kunkin prosessin ja poikkeamatyypin osalta, sekä nykytilan että Agilonin käyttöönoton jälkeisen tilan kustannuksien laskennassa.
Asiakasarvotyökalu jakautuu kahteen osaan: asiakkaan nykytilaan ja Agilonin käyttöönoton jälkeiseen tilaan. Edellä mainitut osat on todellisessa työkalussa jaettu siten, että nykytila on vasemmassa laidassa ja Agilonin käyttöönoton jälkeinen tila oikeassa laidassa, joka helpottaa tietojen vertailua, ja kokonaisuuden hahmottamista analyysia lukevalle asiakkaalle.
Asiakasarvoanalyysityökalun yhteenveto on tämän työn liitteen 2 ensimmäisellä sivulla, ja työkalun tarkempi sisältö on jaettu liitteen 2 neljälle seuraavalle sivulle luettavuuden parantamiseksi. Jaottelu on tehty siten, että nykytilaa ja Agilonin käyttöönoton jälkeistä tilaa voidaan helposti verrata keskenään. Perussisältö koostuu asiakkaan perustiedoista ja yleisistä
logistiikkaprosesseista, joista jälkimmäinen jakautuu saapuvaan, sisäiseen ja lähtevään logistiikkaan, varastonhallintaan, varaston infrastruktuuriin ja työturvallisuuteen. Edellä mainittu sisältö muodostaa työkalun vakio-osuuden, eli kyseiset tiedot kartoitetaan lähtökohtaisesti kaikkien potentiaalisten asiakkaiden kanssa, ellei alkutapaamisen yhteydessä tehdyn pikakartoituksen tulosten perusteella ole tarvetta supistaa sisältöä. Liitteen 2 neljänneltä sivulta on nähtävissä, että Agilonin käyttöönoton jälkeisen tilan perustietoihin määritetään Agilon® –palvelun sopimuksen pituus, kuukausivuokra, pääoman keskimääräinen kustannus sekä tietoliikenne- ja sähkökustannukset. Seuraavassa on kuvattu tarkemmin yleisten logistiikkaprosessien jokainen vaihe:
1. Varastoitavien tavaroiden tilaus-toimitusprosessit toimittajien kanssa
Seuraavassa kerrottavat tiedot ja toiminnallisuudet ovat nähtävissä liitteen 2 toiselta ja neljänneltä sivulta. Tässä ensimmäisessä vaiheessa kartoitetaan potentiaalisen asiakkaan operatiivisen oston vastuulla olevan ostonimikevaraston jakautuminen eri materiaalinohjaustapoihin, ja kartoitettavina tietoina ovat nimikkeiden määrä, nimikkeisiin sitoutuneen vaihto-omaisuuden arvo sekä vuosikulutuksen arvo. Varaston kiertonopeus lasketaan taulukossa automaattisesti laskentakaavojen avulla syötettyjen vaihto-omaisuuden arvon ja vuosikulutuksen arvon avulla. Lisäksi työkalu laskee kaavojen avulla automaattisesti kokonaisnimikemäärän, kokonaisvaihto-omaisuuden arvon, vuosikulutuksen arvon sekä varaston kokonaiskiertonopeuden. Jokaisen materiaalinohjaustavan kuvaus on työkalussa kyseisen materiaalinohjaustavan solukommenttina, jotka eivät ole näkyvissä liitteen 2 sivuilta.
Kaikki edellä mainitut toiminnallisuudet ja syötettävät tiedot ovat myös Agilonin käyttöönoton jälkeisen tilan puolella, mutta sen alussa ensin joko arvioidaan prosentuaalisesti kuinka suuri osuus kunkin materiaalinohjaustavan nimikkeistä soveltuu Agiloniin, tai soveltuva osuus syötetään suoraan nimikemääränä työkaluun. Työkalu laskee automaattisesti tietojen syöttötavasta riippuen Agiloniin soveltuvien nimikkeiden määrän, arvon, kulutuksen ja kiertonopeuden sekä kaikille näille kokonaismäärät ja –arvot. Lisäksi arvioidaan prosentuaalisesti kuinka paljon vaihto-omaisuusvaraston arvoa voidaan laskea kunkin Agiloniin soveltuvan materiaalinohjaustapakohtaisen nimikejoukon osalta. Työkalu laskee automaattisesti tämän perusteella uudet vaihto-omaisuusvaraston arvot ja kiertonopeudet, sekä kokonaisarvon ja -kiertonopeuden Agiloniin soveltuville nimikkeille. Lopputuloksena työkalusta saadaan myös kokonaisvaraston uudet vaihto-omaisuusarvot ja kiertonopeudet,
sekä kokonaisvaihto-omaisuusarvo ja –kiertonopeus. Varastonhallinnan kartoituksen lisäksi tässä vaiheessa kartoitetaan tarvittaessa myös yksittäisten materiaalinohjaustapojen prosessit, eli kuvataan kyseisen materiaalinohjaustavan sisältämät työvaiheet, kunkin vaiheen suorittava resurssi jaottelulla toimihenkilö tai työntekijä, sekä vaiheeseen kuluva aika. Työkalussa hyödynnetään tämän jälkeen perustietoihin kerättyjä henkilöstön tuntipalkkatietoja, joiden avulla työkalu laskee automaattisesti materiaalinohjaustavan jokaiselle vaiheelle kustannuksen, kuukausikustannuksen, ja koko prosessin kustannuksen. Agilonin käyttöönoton jälkeisen tilan puolelle työkalussa kuvataan samainen tai uusi korvaava materiaalinohjaustapa, ja sen sisältämät työvaiheet, kunkin työvaiheen suorittava resurssi ja arvioitu aika.
Kustannuslaskenta tapahtuu täysin samalla mallilla kuin nykytilan puolella, ja lopuksi asiakkaalle arvioitu arvo lasketaan nykytilan ja Agilonin käyttöönoton jälkeisen tilan kuukausitason kokonaiskustannuksien erotuksena. Asiakasarvoanalyysityökalussa käytetään lähes kaikkien vaiheiden prosessikartoituksissa samaisia edellä kerrottuja kustannusten ja hyötyjen laskentakaavoja. Tämä vaihe sisältää lisäksi operatiivisessa ostossa tapahtuvien poikkeustilanteiden ja ongelmien kartoituksen. Liitteen 2 toisella sivulla poikkeustilanteista on laitettu esimerkeiksi tavaran etsiminen ja osapuuteuhan aiheuttama toimituksen kiirehtiminen, joista työkaluun on kerätty molemmille tapahtumien määrät, poikkeavaa toimintaa suorittavat resurssit, ja kulutettu aika per tapahtuma. Työkalu laskee tietojen perusteella automaattisesti yhden tapahtuman keskimääräisen kustannuksen ja kuukausitason kustannukset. Vaihtoehtoisesti työkalussa voidaan käyttää potentiaalisen asiakkaan arvioimaa keskimääräistä vuosi- tai kuukausitason kokonaiskustannusta kullekin poikkeavalle toiminnalle. Agilonin käyttöönoton jälkeisen tilan puolella arvioidaan prosentuaalisesti kehityspotentiaali, jonka perusteella työkalu laskee uuden kustannustason, sekä asiakkaalle arvioidun arvon nykytilan ja Agilonin käyttöönoton jälkeisen tilan kustannustasojen erotuksena. Liitteen 2 toisella sivulla on myös esimerkit operatiivisen oston ongelmista, jotka ovat osapuutteet ja liian korkea varastotaso. Ongelmien aiheuttamien kustannusten laskennassa ja arvioidun arvon laskennassa on käytetty samoja laskentaperusteita kuin poikkeavan toiminnan kohdalla. Työkalu laskee kokonaisaika- ja kustannussäästöpotentiaalin työkalun oikeaan laitaan, Agilonin käyttöönoton jälkeisen tilan puolelle.
2. Saapuvien materiaalien vastaanotto ja hyllytys
Seuraavassa kerrottavat tiedot ja toiminnallisuudet ovat nähtävissä liitteen 2 kolmannelta ja viidenneltä sivulta. Tämän vaiheen alkuun syötetään työntekijöiden määrä, joka toimii lähinnä informatiivisena tietona työkalun tämänhetkisessä versiossa. Vaihe koostuu vastaanotto- ja hyllytysprosessin kuvauksesta ja poikkeustilanteista. Työkaluun syötetään vastaanotto- ja hyllytysprosessin työvaiheet, kunkin työvaiheen suorittava resurssi ja työvaiheeseen kuluva aika. Työkalu laskee syötettyjen tietojen perusteella automaattisesti prosessin vaihekohtaiset kustannukset yhdelle toimitukselle sekä kuukausitason kustannukset keskimääräisen kuukausittaisen toimitusmäärän perusteella, joka on haettu työkalun perustiedoista. Samainen vastaanotto- ja hyllytysprosessin kuvaus tehdään työkaluun Agilonin käyttöönoton jälkeisen tilan puolelle, jonne kuvataan uudet työvaiheet, työvaihekohtaisesti suorittavat resurssit ja arvioitu aika, jonka jälkeen työkalu laskee jälleen kustannukset automaattisesti, niin yksittäiselle toimitukselle kuin keskimääräiselle kuukausittaiselle toimitusmäärällekin.
Asiakkaalle arvioitu arvo lasketaan nykytilan mukaisen prosessin kuukausikustannuksen ja Agilonin käyttöönoton jälkeisen tilan kuukausikustannuksen erotuksena. Työkalussa kartoitetaan myös vastaanotto- ja hyllytysprosessiin liittyvät poikkeustilanteet, joista liitteen 2 kolmannelle sivulle on laitettu esimerkkeinä tavaran etsiminen ja varaston järjestely. Näiden molempien kategorioiden alle on lueteltu yksittäiset asiakkaalla esiintyvät ongelmatyypit.
Poikkeustilanteiden kustannuslaskenta perustuu samaan formaattiin kuin prosessikuvauksenkin, eli työkaluun syötetään poikkeustilanteen selvittävä resurssi ja yhden työpäivän aikana käytetty aika, joiden pohjalta työkalu laskee päiväkohtaisen ja kuukausikohtaisen kustannuksen. Agilonin käytötönoton jälkeisen tilan puolella poikkeustilanteiden määrän vähennyspotentiaali arvioidaan prosentuaalisesti, jonka perusteella työkalu laskee päivä- ja kuukausikohtaisen säästön. Työkalu laskee kokonaisaika- ja kustannussäästöpotentiaalin työkalun oikeaan laitaan, Agilonin käyttöönoton jälkeisen tilan puolelle.
3. Varastoitujen materiaalien keräily
Seuraavassa kerrottavat tiedot ja toiminnallisuudet ovat nähtävissä liitteen 2 kolmannelta ja viidenneltä sivulta. Tämä vaihe sisältää varastoitujen materiaalien keräilyprosessin ja keräilytoimintaan liittyvien poikkeustilanteiden kartoituksen. Varastoitujen materiaalien
keräilyprosessin kartoitus tehdään samalla tavalla kuin aiemmassa vaiheessa tapahtuva vastaanotto- ja hyllytysprosessin kartoitus, eli työkaluun syötetään prosessin työvaiheet, kunkin työvaiheen suorittava resurssi ja kuluva aika. Työkalu laskee näiden tietojen perusteella kustannuksen yhdelle keräilyrivitapahtumalla, sekä kuukausitason kustannuksen hakemalla perustiedoista keskimääräisen kuukausittaisen keräilyrivimäärän. Agilonin käyttöönoton jälkeisen tilan puolella kuvataan vastaavasti uusi prosessimalli, ja kustannukset lasketaan samalla tavalla. Asiakkaalle arvioitu arvo lasketaan nykytilan ja Agilonin käyttöönoton jälkeisen tilan kuukausitason kustannuksien erotuksena. Liitteen 2 kolmannella sivulla on syötetty tarjolle erimerkeiksi keräilytoimintaan liittyvistä poikkeustilanteista tavaran etsiminen ja hävikin selvittäminen, mutta niiden kustannuksia ei ole esimerkkiin laskettu. Kustannusten laskenta tapahtuisi vastaavalla mallilla kuin vastaanotto- ja hyllytysprosessiin liittyvien poikkeustilanteiden, eli syöttämällä kyseisen poikkeustilanteen esiintymismäärä, sen selvittämiseen käytetty resurssi ja yhden työpäivän aikana käytetty aika, jonka perusteella työkalu laskee päivä- ja kuukausikohtaisen kustannuksen. Säästöpotentiaali laskettaisiin myös vastaavasti prosentuaalisella arviolla, jonka lopputuloksena saataisiin arvioitu säästö. Työkalu laskee kokonaisaika- ja kustannussäästöpotentiaalin työkalun oikeaan laitaan, Agilonin käyttöönoton jälkeisen tilan puolelle.
4. Varastosuunnittelu
Seuraavassa kerrottavat tiedot ja toiminnallisuudet ovat nähtävissä liitteen 2 kolmannelta ja viidenneltä sivulta. Varastosuunnitteluvaiheen alkuun syötetään informatiivisena tietona varastosuunnittelutyötä asiakkaalle tekevät resurssit, jaottelulla toimihenkilöt ja työntekijät.
Lisäksi syötetään asiakkaan arvio vuosittaisesta nimikemäärästä, jolle on tehtävä tai pitäisi tehdä varastosuunnittelu. Tätä tietoa hyödynnetään suoraan kustannuslaskennassa.
Seuraavaksi työkaluun kuvataan nykyinen varastosuunnitteluprosessi aiemmista vaiheista tutulla kaavalla, eli syötetään työvaiheet, vaihekohtaisesti suorittava resurssi ja käytetty työaika yhtä nimikettä kohti. Suorittava resurssi ja käytetty työaika yhtä nimikettä kohti voidaan syöttää myös kokonaisarvona koko prosessille, kuten liitteen 2 kolmannen sivun esimerkissä näkyy. Työkalu laskee tietojen perusteella automaattisesti kustannuksen per nimike, sekä kuukausitason kustannuksen käyttämällä vaiheen alkuun syötettyä vuositason nimikemäärää. Agilonin käyttöönoton jälkeisen tilan puolella uutta prosessia ei tarvitse sen enempää kuvata, sillä Agilonissa oleville nimikkeille ei tarvitse tehdä varastosuunnittelutyötä.
Näin ollen asiakkaan saama arvo on suoraan nykyisen prosessin kustannus. Liitteen 2 kolmannen sivun esimerkissä on myös nähtävissä, että työkalun varastosuunnitteluprosessikuvausta voidaan myös hyödyntää jälkikäteen tehtävän varastotietojen luomisprosessin kuvaukseen, mikäli asiakkaalle ei kartoitushetkellä kukaan tee ennakkoon tehtävää varastosuunnittelutyötä. Tämä työ saadaan myös eliminoitua välittömästi niiden nimikkeiden osalta, jotka varastoidaan Agiloniin. Työkalu laskee kokonaisaika- ja kustannussäästöpotentiaalin työkalun oikeaan laitaan, Agilonin käyttöönoton jälkeisen tilan puolelle.
5. Varaston inventointi
Seuraavassa kerrottavat tiedot ja toiminnallisuudet ovat nähtävissä liitteen 2 kolmannelta ja viidenneltä sivulta. Varaston inventointivaiheessa kartoitetaan potentiaalisen asiakkaan nykyinen inventointimalli, siihen liittyvät kustannukset, varaston tarkkuus ja hävikki.
Työkaluun syötetään nykyinen inventointitiheys, yksittäisessä inventoinnissa käytetyt resurssit jaottelulla toimihenkilöt ja työntekijät sekä yksittäiseen inventointiin käytetyt tunnit molempien henkilöstöryhmien osalta henkilö kohti. Näiden tietojen perusteella työkalu laskee automaattisesti nykyisen inventointimallin kuukausitason palkkakustannukset. Lisäksi työkaluun syötetään inventoitujen nimikkeiden määrä ja niistä saldokorjattavien nimikkeiden määrä, josta työkalu laskee jakamalla varaston tarkkuuden. Vuositason hävikin kustannus voidaan joko syöttää työkaluun suoraan, tai antaa prosentuaalinen osuus, jonka perusteella työkalu laskee hävikin kustannuksen käyttämällä 1. vaiheen operatiivisen oston varastonhallinnan arvioinnissa kerättyä kokonaisvaihto-omaisuusvaraston arvoa. Agilonin käyttöönoton jälkeiseen tilaan arvioidaan resurssisäästö inventoinnissa henkilöstöryhmittäin syöttämällä työkaluun säästetyt henkilömäärät ja resurssit, joiden perusteella työkalu laskee kustannussäästön. Uusi hävikki arvioidaan syöttämällä työkaluun joko suoraan hävikin arvioitu kustannus tai antamalla prosentuaalinen arvio, jolloin työkalu käyttää hävikin kustannuksen laskennassa jälleen aiemmin kerättyä kokonaisvaihto-omaisuusvaraston arvoa.
Lisäksi työkalun oikeaan laitaan voidaan syöttää tarvittaessa lisäkommentteja arvioiduista säästöistä, kuten esimerkiksi perusteluja arvioinneille. Työkalu laskee kokonaiskustannussäästöpotentiaalin työkalun oikeaan laitaan, Agilonin käyttöönoton jälkeisen tilan puolelle.
6. Varaston infrastruktuuri
Seuraavassa kerrottavat tiedot ja toiminnallisuudet ovat nähtävissä liitteen 2 kolmannelta ja viidenneltä sivulta. Varaston infrastruktuurin nykytilassa kartoitetaan Agiloniin soveltuvan nimikkeistön nykyisin varaama lattiapinta-ala potentiaalisella asiakkaalla, sekä tilavuokran hinta neliömetriä kohden per vuosi. Näiden kahden tiedon pohjalta työkalu laskee kuukausitason kustannuksen varaston infrastruktuurille. Agilonin käyttöönoton jälkeisen tilan puolelle syötetään potentiaaliselle asiakkaalle määritetyn Agilonin varaama lattiapinta-ala, jonka perusteella työkalu laskee suoraan kuukausitason säästön laskemalla Agilonin varaaman lattiapinta-alan kuukausitason kustannuksen ja nykyisen varaston kuukausitason kustannuksen erotuksen.
7. Turvallisuus
Seuraavassa kerrottavat tiedot ja toiminnallisuudet ovat nähtävissä liitteen 2 kolmannelta ja viidenneltä sivulta. Turvallisuuden osalta työkaluun kerätään trukkiliikenteeseen ja kurottamisiin liittyvien tapaturmien vuositason sairaspäivien määrä potentiaalisella asiakkaalla, jonka perusteella työkalu laskee materiaalinkäsittelyyn ja varastointiin liittyvät vuositason kustannukset käyttämällä perustiedoissa olevaa yhden sairaspäivän kustannusta.
Arvioitu kustannussäästö lasketaan Agilonin käyttöönoton jälkeisen tilan puolella syöttämällä prosentuaalinen arvio kummankin edellä mainitun tapaturmatyypin osalta. Työkalu laskee kuukausitason kustannussäästöpotentiaalit molemmille ja summa ne yhteen.
Lisäksi työkaluun on rakennettu lisämoduulit, joita käytetään asiakassegmenttikohtaisesti.
Lisämoduulit on jaoteltu seuraavasti:
• Kokoonpanoympäristö: piensarjatuotantoa tekevän yrityksen tuotanto- ja niihin liittyvien keräilyprosessien kartoitus
• Varaosaympäristö: varaosatoimintaa tekevän yrityksen keräilyprosessien kartoitus
• MRO –ympäristö: työpisteille tarvittavien MRO –tarvikkeiden keräilyprosessien kartoitus
• Asiakkaan käyttämä 3PL-toimija: jos asiakas käyttää Agiloniin soveltuvien nimikkeiden hallintaan analysointihetkellä kolmannen osapuolen logistiikkapalvelun tarjoajaa (3PL), kyseisten prosessien kartoitus
Lisäksi kokoonpanoympäristön asiakassegmenttiä varten tehtiin kaksi, tarkempaa lisätyökalua:
paranneltiin aiemmin tehtyä tahtiaikasimulointityökalua, jolla pystytään kartoittamaan karkeammalla tasolla Agilonin palvelukyky ja rajoitteet asiakkaan tuotantoprosessin tukena, sekä tehtiin täysin uusi, tarkempi keräilysimulointityökalu tätä varten. Tahtiaikasimulaattorilla nähdään kokoonpanon sarjakoko- ja nimikkeen asennusaikakohtaisesti kuinka Agilon pystyy palvelemaan kokoonpanotoimintaa. Keräilysimulointityökalulla simuloidaan samalla aikajanalla usean kokoonpanopisteen työvaihekohtaisia materiaalitarpeita, Agilonin keräilynopeutta, ja lopputuloksena nähdään ehtiikö Agilon palvelemaan kaikkia kokoonpanopisteitä, kun jokaisella kokoonpanopisteellä on työ käynnissä samanaikaisesti.
Samoin nähdään asiakastapauksesta riippuen:
a) Jos Agilon ei ehdi palvelemaan kaikkia kokoonpanopisteitä, mikä kokoonpanopiste joutuu odottamaan ja kuinka kauan tarvitsemiaan osia
b) Jos Agilon ehtii palvelemaan kaikki kokoonpanopisteet ajallaan, kuinka paljon Agilonille jää vielä kapasiteettia muuhun toimintaan
Esimerkki keräilysimulointityökalun soveltamisesta on nähtävissä työn liitteestä 3.