Tässä osiossa haastateltavat kertovat, millaisia kokemuksia heillä on erilaisista aikataulutuk-sen työkaluista ja menetelmistä. He kertovat myös, miten työkalut ja menetelmät ovat käy-tännössä näkyneet projekteissa.
Monet haastateltavat toteavat tärkeintä olevan sen, että projektin aikataulunhallinta on säännöllistä ja että koko projektiryhmä on siihen sitoutunut. Vähemmän merkitystä koettiin sillä, mitä ohjelmaa tai menetelmää aikataulunhallinnassa käytetään.
”[E]i sillä ole ihan niin väliä, että mikä se aikatauluohjelma on, vaan tärkeämpää on aikataulunhallintaprosessi, että se on säännöllistä ja kaikki on siihen sitoutu-neita. Silloin aikataulu pysyy hallinnassa.”
-Konsultti
KS/RS-projektin aikataulunhallinnassa käytetään haastateltavien mukaan useita ohjelmis-toja ja menetelmiä. Haastateltavien mukaan näiden tulisi olla tarpeeksi yksinkertaisia, että projektiryhmän on helppo omaksua käytettävän työkalun logiikka. Työkaluissa ja menetel-missä koettiin tärkeäksi se, että ne tuovat projektiryhmän hiljaista tietoa aikataulusta näky-väksi aikataulun dokumentoinniksi, mikä helpottaa aikataulun seurantaa projektissa.
”Että käytännössä aikataulutuksen tekeminen ja tehtävien suunnittelu ja etenkin seuranta on ihan oleellinen osa [projektia], joka helposti jää. Ehkä se jää sitten siihen, että se on ihmisten omassa mielessä, mutta se ei ole dokumentoitua ja hallittua toimintaa.”
-Konsultti
Ohjelmistoista Excel on yleisin, sillä käytännössä kaikki osaavat käyttää sitä ja se koetaan yksinkertaiseksi ohjelmistoksi. Excelin huonona puolena aikataulunhallinnassa mainitaan se, että suunnittelun sisältämien riippuvuuksien esille tuominen onnistuu ohjelmassa hei-kosti. Toinen haastateltavien mainitsema ohjelmisto on MS Project, jossa riippuvuuksien luominen ja havainnollistaminen on helppoa. MS Projectin huonona puolena mainitaan, että monet suunnittelijat eivät osaa käyttää ohjelmaa. Tällöin nämä henkilöt voivat kokea jää-vänsä ulkopuoliseksi aikataulusuunnittelussa ja siten sitoutua aikatauluun heikommin. Muu-tama haastateltava mainitsi Wriken, josta heillä on kokemuksia eräässä suuressa hank-keessa. Yleisen mielipiteen mukaan ohjelma sinänsä voi olla hyvä aikataulunhallintaan oi-kein käytettynä, mutta kyseisessä hankkeessa Wrikeä ei hyödynnetty oioi-kein.
Haastateltavat tunnistivat myös erilaisia aikataulutuksen menetelmiä. Useat haastateltavat mainitsevat positiivisia kokemuksia Last Planner -menetelmästä, joka on heidän mukaansa yksinkertainen ja helppo omaksua. Last Plannerin koetaan soveltuvan hyvin lähiviikkojen tehtävien suunnitteluun ja aikataulutukseen. Menetelmän heikkoutena haastateltavat pitävät sitä, ettei se sovellu pitkäjänteiseen aikataulusuunnitteluun. Tämä johtuu siitä, että monimut-kaisten, pidempien riippuvuusketjujen esille tuominen on vaikeaa Last Plannerissa, joka pe-rustuu yksinkertaiseen ja visuaalisesti helposti ymmärrettävään aikataulunhallintaan.
”Mutta niistä [aikatauluista] ei saisi tulla liian raskaita, että niiden päivittäminen olisi liian työlästä ja ne jää käyttämättä[.]”
-Konsultti
Monet haastateltavat kokevat hyväksi aikataulunhallinnan menetelmäksi sen, että suunnitte-luaikataulua käydään läpi kokouksissa. Vakiintunut käytäntö onkin, että aikataulu käydään vähintään lyhyesti läpi jokaisessa tilaajan ja konsultin välisessä suunnittelukokouksessa sekä konsultin sisäisissä kokouksissa. Konsultin edustajat korostavat sisäisten kokousten tär-keyttä. Varsinaisia aikataulukokouksia järjestetään haastateltavien mukaan harvoin, mutta niistä oli hyviä kokemuksia.
Konsultit kertovat, että heillä on käytössään myös oma henkilökohtainen aikataulunsa kaik-kien projektien suunnittelua varten. Eräs konsultti kertoo, että hän käy kahden viikon välein läpi omaa henkilökohtaista aikatauluaan ja tutkailee, milloin mitäkin pitää olla valmiina.
Tämän perusteella hän osaa pyytää lähtötietoja ja osaa edistää suunnittelutehtäviä riittävän ajoissa.
”Ja sitten taas henkilökohtaisessa työssä, niin sitä pitää itse koko ajan käydä läpi niitä aikatauluja viikon kahden välein, että mitä milloinkin pitää olla valmiina, niin riittävän ajoissa sitten rupeaa pyytelemään lähtötietoja ja edistämään asiaa.”
-Konsultti
Eräs konsultti toivoo rohkeutta eri aikataulutuksen työkalujen ja menetelmien kokeilussa.
Eräs haastateltava toteaa, että yleisemminkin projektinhallinnan työkalut, varsinkin aika-taulutuksen näkökulmasta, voivat olla suunnittelijoilla ja projektipäälliköillä hukassa. Taus-talla vaikuttaviksi syiksi mainitaan mm. se, ettei alan koulutus valmista erilaisten työkalujen käyttöön ja projektinhallintaan.
Nihdin tapaustutkimuksessa aikataulutuksen työkaluna oli ensin Excel ja pian alun jälkeen MS Project, konsultin projektipäällikkö toteaa. Exceliä hän ei koe järkeväksi aikataulutus-ohjelmaksi ja sanoo sen olevan kömpelö ja vanhanaikainen. Tämä johtuu siitä, että kun ai-katauluun tulee muutos ja jos tehtävien välillä on riippuvuuksia, aikataulun joka rivin joutuu päivittämään manuaalisesti. MS Projectin hän kokee soveltuvan hyvin ketjutettaviin tehtä-viin eli riippuvuuksien tekemiseen. Huonona puolena hän mainitsee sen, että ohjelmiston käyttöliittymä on koettu hankalaksi. Tämän takia MS Projectiin laadittua suunnitteluaika-taulua kokonaisuudessaan päivittää vain projektikoordinaattori, jolla on laajempikin vastuu aikataulutuksesta.
”Ihan alkujaan lähdettiin Excelistä. Ja sitten siirryttiin hyvin äkkiä tähän MS Pro-jectiin, johon se aikataulu nyt on hakattu. Ja siinä on jonkinlaista kynnystä ihmi-sillä lähteä käyttämään sitä henkilökohtaisesti ja sen takia nyt meillä onkin tässä koordinaattori, joka hoitaa päivitykset ja käy tekniikka-aloittain läpi ja tuottaa ai-kataulutulosteet kokouksiin ja pyydettäessä aina muuttaa aikataulua.”
-Konsultti, projektipäällikkö
Konsultit vastaavat melko yhdenmukaisesti, että Nihti on heillä ensimmäisiä tai jopa ensim-mäinen projekti, jossa käytetään MS Projectia aikataulutuksen työkaluna – moni tosin hie-man ohjelhie-man nimeä hapuillen, mikä myös kertoo ohjelhie-man uutuudesta projektityössä. Eräs konsultti toteaa, että MS Projectin hyvät puolet ovat hänen mielestään, että sillä saa kuvan suunnittelun yleisaikataulusta ja eri tekniikkalajien suunnittelun välisistä riippuvuuksista.
Konsultin mielestä tärkeintä on, että suunnitteluaikataulusta löytyvät suunnittelun pääkohdat ja niiden aikataulut, eikä aikataulua tarvitse jakaa liian pieniin alakohtiin. Hän kokee, että aikataulutus ei saa mennä liian monimutkaiseksi, vaan sen pitää olla yksinkertainen.
”No MS Project, kyllähän sillä saa sen ison kuvan. Lähinnä just se, että mitä osa-alueita pitää olla tehtynä tiettyyn ajankohtaan, jotta seuraava tekniikka-alue pääsee eteenpäin omissaan. Sehän siinä on aika tärkeä. Niin tuollaisella työka-lullahan se onnistuu. […] Se on ihan sama, että mikä se hankkeen aikatauluoh-jelma on, että kaikillahan se onnistuu, mutta tietysti ei saa olla liian monimutkai-nen ohjelma. Että toihan oli ihan näppärä, mitä me käytettiin.”
-Konsultti
Toinen konsultti jatkaa, että Nihdin suunnittelussa on ollut hyvää se, että on eroteltu, mitä asioita suunnitteluun sisältyy ja annettu niiden valmistumiselle omia tavoitepäivämääriä.
Konsultti jatkaa, että vaikka hän ei itse aikatauluohjelmaa käyttänyt, aikataulujen pdf-tulos-teista oli helppo katsoa, missä vaiheessa aikataulua mennään ja mitä toisen tekniikkalajin suunnittelija tekee parhaillaan ja tarvitseeko hänen tuottaa jotakin materiaalia. Konsultti to-teaa, että on itsenäisesti käynyt katsomassa tuoreimpia aikataulutulosteita projektikansiosta.
Tilaajan projektinjohtaja oli tyytyväinen MS Projectiin Nihdin aikataulutuksen työkaluna.
Hänen mielestään aikataulu oli selkeälukuinen ja hyvä. Hän mainitsi, että hyvä puoli oli, että ohjelmalla saa tulostettua kullekin osapuolelle – esimerkiksi tilaajalle, geosuunnittelijalle ja katusuunnittelijalle – aikataulusta juuri hänelle merkityistä tehtävistä kootun version.
Nihdin projektissa kaksi konsulttia kertoo käyttävänsä omaa henkilökohtaista tehtävälis-taansa oman työnsä aikataulutuksessa. Toinen konsultti kertoo, että hän käy kahden viikon välein läpi omaa henkilökohtaista aikatauluaan ja tutkailee, milloin mitäkin pitää olla val-miina. Tämän perusteella hän osaa pyytää lähtötietoja ja edistää suunnittelua riittävän ajoissa.
Konsultit pitävät omia sisäisiä kokouksiaan tärkeinä aikataulun seurannan ja päivittämisen kannalta, jotta kaikilla oman organisaation henkilöillä on yhteinen tilannekuva. Erään kon-sultin mielestä sisäisissä kokouksissa aikataulua voitaisiin käydä vielä nykyistä enemmänkin läpi, jotta se jäisi muistiin. Toinen konsultti toteaa, että sisäisissä kokouksissa olisi hyvä keskittyä enemmän jokaisen tekniikkalajin aikatauluun ja siihen, pystyvätkö tekniikkalajit luvattuun aikatauluun vai eivät.
”[Nihdin kokouksissa] yleensä aina asialistassa on se aikataulukohta. Että ta-vallaan aikataulua käydään läpi, mutta sitten se ei ehkä jotenkin jää niin muis-tiin.”
-Konsultti
Konsultin projektipäällikkö lisää, että tilaajakokousten kokouspöytäkirjoihin kirjataan ajankohtainen suunnitteluaikataulu. Tämän konsultti päivittää varsinaiseen projektin yleis-aikatauluun. Tilaajakokouksia varten aikataulusta on luotu ns. tilaajanäkymä, jossa näkyy mm. tilaajan suunnitelmien tarkastusaikataulu. Sieltä tilaaja näkee, milloin heillä tulisi olla resursseja suunnitelmien tarkastukseen ja he osaavat varata tämän ajan kalentereistaan. Pro-jektipäällikkö toteaa, että tilaajat ovat erityisesti kiittäneet, että he osaavat etukäteen varau-tua tarkastukseen. Aikataulusta tilaajat näkevät muutenkin, mitä viiveitä on tullut ja milloin tehtävät ovat valmistumassa.
Konsultin projektipäällikkö toteaa myös, että aikataulusta luodaan myös suunnittelijoille tekniikkalajikohtainen aikataulu tehtävineen. Hänen mukaansa muutama tekniikkalaji on
oppinut käyttämään aikataulua itsenäisesti, vaikka joitakin pitää vielä opettaa siihen. Projek-tipäällikön mukaan on toivottavaa, että suunnittelijat osaavat itse tarkistaa aikataulusta oman osuutensa, jolloin projektinjohdon ohjauksen tarve aikataulun osalta vähenee.
”Että nyt tosiaan muutama suunnitteluala on oppinut käyttämään sitä aikataulua itsenäisesti. Joitakin pitää vielä opettaa siihen. Se olisi se toivottava asia, että suunnittelijat osaa itse katsoa sitä, jolloin ohjauksen tarve aikataulun osalta vä-henee.”
-Konsultti, projektipäällikkö
Tilaajalla on sisäisesti käytössä karttoja, joille he ovat merkinneet alueiden rakentamisen aikatauluja aikajanalle. Tilaaja kokee kartat hyödylliseksi aikataulutuksen suunnittelussa.
Tämä on näkynyt Nihdin tapauksessa niin, että eräässä tilaajan sisäisessä kokouksessa tilaa-jat huomasivat karttaesityksen pohjalta, että raitiotien kääntölenkin sisään jäävä kortteli tulee saada rakennettua ennen kuin raitiotie rakennetaan sen ympärille.
”[M]eidän [tilaajan] omissa palavereissa se on enemmän ehkä tällainen tiedoksi-luontoinen katsaus, että missä mennään. Sitten jos meillä on tällaisia, no ote-taan nyt se kortteli, mikä on Nihdissä se, mikä jää sinne ratikkakiskojen väliin, niin se sitten tuli tällaisen keskustelun kautta esille se sidonnaisuus siihen, että sehän pitää saada etukenossa se talo sinne ennen kuin tulee kiskot, niin ne tulee sieltä karttojen kautta esille ja keskustelun kautta esille.”
-Tilaaja