Katu- ja rakennussuunnittelu toteutetaan yleensä projekteina, joten niiden aikataulutusta on hyödyllistä tarkastella projektinhallinnan näkökulmasta. Projekti on määritelmällisesti aika-taulultaan rajattu kokonaisuus. Projektinhallinta viittaa sellaisten johtamistapojen sovelta-miseen, jotka tähtäävät projektin tavoitteiden ja päämäärän saavuttamiseen. (Artto ym.
2006). Projektinhallinnan päätavoitteina ovat ajan ja kustannusten hallinta (Ahuja & Thiru-vengadam 2004).
Rakennusalalla jokainen projekti on ainutlaatuinen ja siten niiden ominaisuudet vaihtelevat projektista toiseen. Tämä aiheuttaa suuren haasteen rakennusprojektien standardointiin, mikä vaikuttaa myös projektien aikataulunhallintaan. (Ahuja & Thiruvengadam 2004).
Nämä haasteet ovat läsnä myös katu- ja rakennussuunnittelussa, jotka tähtäävät kadun ra-kentamiseen.
Aikataulunhallinta puolestaan on osa projektin suunnittelua ja ohjausta, ja sen on tarkoitus varmistaa, että projekti voidaan toteuttaa ja saada päätökseensä suunnitellussa ajassa. Aika-taulunhallintaan sisältyvät projektin tehtävien ja niiden keston määritteleminen, tehtävien välisten riippuvuuksien tunnistaminen, aikataulun ohjaus ja muutosten hallitseminen. (Artto ym. 2006). Tämä ajatus voidaan muotoilla tiivistetysti myös niin, että aikataulutusta voidaan tarkastella kahdesta näkökulmasta: aikataulun sisältönä ja aikataulutusprosessina. Aika-taulunhallinnassa ongelmana on tyypillisesti se, miten projektin tehtävät saadaan aikataulu-tettua tavoitteen mukaisesti, kun otetaan huomioon edeltävä tilanne ja resurssirajoitteet (Her-roelen 2005).
Projektissa ajan ja resurssien hallinta ovat kiinteästi sidoksissa toisiinsa ja siten muutos toisessa vaikuttaa toiseen (Artto ym. 2006). Resurssien vähäisyys onkin tyypillinen syy pro-jektin myöhästymiselle (Kastor & Sirakoulis 2009). Aikataulun ja resurssien tehokkaaseen hallintaan on kehitetty erilaisia työkaluja ja menetelmiä (Artto ym. 2006). Moderneista pro-jektinhallintaohjelmistoista huolimatta on todettu, että projektien vaatima aika ja budjetti ylittyvät ja että monet aikataulunhallinnan käytännöt eivät ole vielä löytäneet tietään teori-asta käytäntöön (Herroelen 2005).
Monia tärkeitä projektin toteutukseen ja valmistumiseen, ja siten aikatauluun, liittyviä asi-oita päätetään jo ennen projektin varsinaista aloittamista. Projektin markkinoinnissa ja myynnissä saatetaan päättää projektin aikataulu sekä määritellä keskeiset tehtävät. Projekti-suunnitelmassa aikataulun tehtävät voidaan kuvata karkean tason tehtäväkokonaisuuksina, kuten kalenteriin sidottuna janakaaviona tai virstanpylväiden kautta. Siinä saatetaan ottaa kantaa myös projektinhallintajärjestelmään, jota käytetään aikataulun suunnittelussa ja ra-portoinnissa projektin aikana. (Artto ym. 2006).
Projektissa aikataulutus koskee yksityiskohtaista tehtävien määrittelyä, tehtävien keston ja järjestyksen määritystä ja tehtävien välisten riippuvuuksien tarkastelua. Aikataulun suunnit-telu voidaan toteuttaa kahdella tavalla: tavoiteaikataulusta yksityiskohtiin edettäessä pro-jektin vaiheille voidaan asettaa tavoiteaikataulut (virstanpylväät), joiden sisältämiä tehtäviä
ja niiden vaatimaa aikaa voidaan tarkentaa takaisin kokonaisaikatauluksi; tai yksityiskoh-dista kokonaisaikatauluun edettäessä määritetään tehtävien vaatima aika ja näistä voidaan yhdessä muodostaa kokonaisaikataulu ja aikataulutavoite. (Artto ym. 2006).
Kun aikataulu voidaan vahvistaa myös resurssien ja kustannusten käytön osalta, aikataulu-tavoite voidaan lyödä lukkoon. Mitä kriittisempi aikatauluaikataulu-tavoite on projektin hyödyille, sitä huolellisempi aikataulun suunnittelu ja seuranta on perusteltua. Tämä johtuu siitä, että projektin edetessä sen kestoon on vaikea vaikuttaa myönteisesti. Tavoitteeksi jäädytetty ai-kataulu edellyttää, että aiai-kataulua hallitaan ja seurataan projektin edetessä. Mikäli aikatau-lussa ei pysytä, projektin aikana voi olla tarpeellista suunnitella aikataulua uudelleen, sillä tehtävillä on keskenään riippuvuuksia. Projektin etenemistä on myös mahdollista nopeuttaa, mutta se edellyttää lisää resursseja projektin käyttöön. (Artto ym. 2006).
Suurissa, useita vuosia kestävissä projekteissa aikataulua voidaan suunnitella usealla tasolla.
Strateginen vuosittainen taso, taktinen muutaman viikon tai kuukauden taso ja operatiivinen viikkoaikataulun taso palvelevat eri tarkoituksia. Mitä lyhyemmästä ajanjaksosta on kysy-mys, sitä useammin aikataulua tarkennetaan. (Artto ym. 2006).
Varhaisimmat aikataulutusmenetelmät perustuvat janakaavioon (Gantt-kaavio), jota myös nykyaikaiset menetelmät soveltavat. Janakaaviossa esitetään projektin tehtävät, niiden kesto ja ajoittaminen aika-akselille sijoitettuina janan tai pylvään muodossa. Janakaavio ei ota kan-taa tehtävien riippuvuuksiin, joten yksin sillä ei voida esittää riittävän hyvää kokonaisaika-taulua. Janakaaviot ovat kuitenkin toimivia viestinnän välineitä niiden yksinkertaisen toteu-tustavan ja helpon luettavuuden vuoksi. (Artto ym. 2006).
Projektin virstanpylväs (etappi) on sellainen tapahtuma tai tila, jolla on merkitystä projektin tavoitteen kannalta. Se on kohta, jossa jokin osa projektin työstä tulee olla joko tehty tai aloitettu. Virstanpylväiden välillä tapahtuvaa työtä voidaan järjestellä monellakin tavalla ja virstanpylväät pikemminkin täydentävät tarkempaa toimenpidesuunnittelua kuin korvaavat sitä. Virstanpylväiden suunnittelussa projekti pilkotaan pienempiin välitavoitteisiin, jotka täytyy saavuttaa ennen kuin projekti voi päättyä. Virstanpylvään lähitermi on portti eli pää-töksentekopiste. Portin kohdalla tehtävä päätös edellyttää toimenpiteitä ja sen ohittaminen ei ole itsestäänselvyys. (Artto ym. 2006).
Tehtävä on työkokonaisuus, joka projektissa pitää tehdä. Tehtävä kuluttaa aikaa ja resurs-seja, ja se voi olla aloittamaton, keskeneräinen tai valmis. Projektin tehtävillä on jokin to-dennäköinen tai tavoiteltu kesto. Tehtävien kestoa voidaan arvioida monilla eri tavoin, kuten asiantuntija-arvion tai tallennetun historiatiedon avulla vertailemalla aiemmissa samankal-taisissa projekteissa toteutettujen samankaltaisten tehtävien kestoja. (Artto ym. 2006).
Aikataulun tehtävällä voi olla pelivara eli puskuri, joka tarkoittaa, että tehtävän voi suorit-taa kyseisen pelivaran aikana ilman, että projekti viivästyy. Kriittinen tehtävä on sellainen tehtävä, jolla ei ole pelivaraa eli jonka viivästyminen aiheuttaa koko projektin myöhästymi-sen. Kriittinen polku koostuu kriittisistä tehtävistä ja se määrittää projektin aikaisimman mahdollisen päättymisajan. (Artto ym. 2006).
Tehtävän kesto riippuu tehtävän sisällön lisäksi saatavilla olevista resursseista, loma-ajoista ja muista kontekstisidonnaisista tekijöistä. Aikataulun suunnittelussa täytyy ottaa huomioon
resurssien todellinen määrä, niiden saatavuus projektin aikana, projektihenkilöstön osaami-nen ja tehollisen työajan osuus kokonaisajasta. Tehollinen työaika tarkoittaa sitä aikaa, jonka henkilö voi todellisuudessa käyttää projektityön tekemiseen. Siinä otetaan huomioon alan normaali viikoittainen työaika, sairastumisten mahdollisuus, lomat, siirtymät paikasta toiseen ja muut ennakoitavat tai ennakoimattomissa olevat keskeytykset. Lisäksi aikatau-luun ja tehtävien kestoon voivat vaikuttaa muut yllättävät tapahtumat. Tämä sisältää eri-laiset virheet ja väärinymmärrykset, joiden takia joitakin työtehtäviä joudutaan hylkäämään tarpeettomina tai tekemään kahteen kertaan. (Artto ym. 2006).
Aikataulun suunnittelussa tarvitaan yleensä tietoa projektin tehtävien keskinäisistä riippu-vuuksista. Tehtäväverkko on tehtävien ja niiden keskinäisten riippuvuuksien esitystapa (ks. kuva 2). Projekti kuvataan sarjana toisistaan eri tavoin riippuvaisia tehtäviä, jotka kuva-taan tehtävien ajallisen järjestyksen mukaisesti vasemmalta oikealle. Tehtäväverkossa riip-puvuudet kuvataan nuolina. (Artto ym. 2006).
Kuva 2. Tehtäväverkko, johon on merkitty näkyviin tehtäviä, virstanpylväitä ja niiden välisiä riippuvuuksia. Kriittinen polku näkyy harmaana taustana.
Last Planner -systeemi on yksi keskeisimmistä ja tunnetuimmista lean-filosofiaan pohjautu-vista työkaluista rakennusalalla (Ballard 2000a). Lean on liiketalouden johtamisfilosofia, jonka tavoitteena on kasvattaa arvoa ja minimoida hukkaa. Leaniin sisältyy ajatus jatkuvasta organisaation tarkoituksen, liiketalouden prosessien ja ihmisten kehittämisestä kohti täydel-lisyyttä. (Hamzeh 2011).
Last Planner pitää sisällään useita aikataulutustasoja, mutta olennaisena osana sitä on ollut sen kehittämisestä lähtien viikkosuunnitelma (Ballard 2000a). Last Plannerissa keskeistä on imuohjaus eli työn tekeminen vain silloin, kun sille on tilausta, jolloin hukka minimoidaan.
Toinen keskeinen elementti on se, että työtä suunnittelevat ja aikatauluttavat yhdessä kaikki ne keskeiset osapuolet, jotka osallistuvat työn tekemiseen. (Ballard 2000b).
Työkaluna Last Planner edistää viittä asiaa. Ensinnäkin, Last Plannerissa suunnitellaan teh-tävää työtä entistä tarkemmalla tasolla, kun toteuttamisen ajankohta lähestyy. Toiseksi, toi-mintaa suunnitellaan yhteistyössä niiden kanssa, jotka työn tulevat toteuttamaan.
Kolman-neksi, Last Plannerissa tunnistetaan ja poistetaan työtä haittaavia esteitä ajoissa ja yhteis-työssä projektiryhmän kanssa, jotta työ on valmiina aloitettavaksi ja suunnitelmat ovat luo-tettavampia. Neljänneksi, siinä tehdään luotettavia lupauksia ja työtä tehdään koordinoidusti ja aktiivisesti eri osapuolten kanssa neuvotellen. Viidenneksi, Last Plannerissa opitaan teh-dyistä virheistä etsimällä niiden syyt ja estämällä nämä jatkossa. (Hamzeh 2011).